Čeprav nikoli ne delegiramo toliko nalog, da ne bi mogli še kakšne več, pa nekaterih stvari le ni pametno delegirati. Za vse drugo nam je na voljo pet korakov do uspešnega delegiranja.

Podjetnik se pri vodenju svojega podjetja zelo pogosto znajde v naslednji zagati: pred njim je veliko nalog, ki bi jih moral opraviti, časa zanje primanjkuje, v mislih pa ima vsaj še pet idej za nove storitve ali izdelke, ki bi jih želel razviti in spraviti na trg. Čeprav se zelo trudi in poslu posveča veliko časa, se mu še vedno zdi, da se vse skupaj odvija prepočasi. Nekje v zakulisju možganov pa se oglaša nadležni glasek, ki vztrajno recitira: »To bi pa moralo biti že zdavnaj opravljeno.«  

 

Ta glasek se s podobnim stavkom oglaša tudi številnim vodjem, ki imajo pred seboj veliko nalog. Običajno je teh nalog več, kot jih lahko sami uspešno opravijo. Morda ima vodja še več odličnih idej, kako izboljšati delo v oddelku, a nima dovolj časa, da bi to uresničil. Odgovor na takšne in podobne težave je vedno enak: delegiranje.  


Delegiranje je postopek, s katerim prenašamo odgovornosti in pristojnosti na podrejene. V najožjem smislu gre pri delegiranju za dodeljevanje nalog podrejenim. V veliki večini primerov, ko ima vodja preveč dela in premalo časa, gre za težave pri delegiranju. V tem primeru mora vodja ugotoviti, kaj bi (še) lahko delegiral svojim podrejenim.
Vendar to ni tako enostavno, kot se sliši. Prvo vprašanje, ki se pojavi vsakomur ob tem, je: »Kaj naj sploh delegiram, če sem že delegiral vse, kar bi lahko?« 

Vodja mora napredovati, imeti več časa za nove naloge in izzive, naloge z višjo dodano vrednostjo, ki so za podjetje še pomembnejše od tistih, ki jih trenutno opravlja.

Pet korakov do uspešnega delegiranja 


1.  Določite, komu boste delegirali nalogo
Preden katerikoli osebi delegiramo nalogo, moramo preveriti, ali ima potrebna znanja in veščine, da to nalogo opravi, in ali je dovolj motivirana za opravljanje določene naloge. Glede na rezultat tega preverjanja se odločite, ali boste osebi nalogo delegirali.  


2. Nalogo jasno opredelite
Ko ste se odločili, da boste osebi delegirali nalogo, to tudi jasno opredelite. Oseba pa naj za vami ponovi, kaj je razumela, da mora storiti. Tako boste pridobili povratno informacijo, ali je oseba razumela nalogo, ki ste ji jo dodelili.  


Glede na to, v kolikšni meri je oseba usposobljena za opravljanje dodeljene naloge, se odločite, kako jo boste popeljali skozi nalogo. Če je oseba visoko usposobljena, potem ji na začetku postavite jasne cilje, dogovorite se o poteku naloge. Osebi tudi povejte, naj se obrne na vas, če izvedba odstopa od vajinega načrta ali če se izvedba kakorkoli zalomi.  

Če pa je oseba še zelena pri opravljanju naloge, potem to razdelite na mini naloge. Med izvajanjem jo povprašajte, kako ji gre, in preverjajte sproti, ali opravljanje mini nalog dobro napreduje. V nobenem primeru nalog ne opravljajte sami in jih ne prevzemajte ponovno.  


Z osebo se lahko tudi že vnaprej dogovorite za kontrolne točke, ob katerih se boste z njo sestali in preverili potek naloge ali projekta. Vmes pa osebo pustite, da dela v miru.  


3. Določite rok

Natančno določite rok, do katerega naj bo naloga opravljena. Bodite tudi pozorni, da podrejenemu jasno poveste, v kakšni obliki in do kakšne mere pričakujete, da bo naloga opravljena. Če mu na primer dodelite pripravo poročila, naj bo jasno, ali 5. avgusta od njega pričakujete osnutek, ki ga boste še popravljali, ali pa mora svoj čas načrtovati tako, da bo do tega datuma že pridobil vaše povratne informacije in vam bo na ta dan oddal končno različico.  


4.  Preverjanje

Ne glede na to, v kolikšni meri je oseba, ki ste ji delegirali nalogo, usposobljena, morate preveriti, ali je naloga opravljena. Če ne preverjate, ali so naloge, ki ste jih delegirali, opravljene, se vam bo kaj kmalu začelo dogajati, da naloge ne bodo opravljene. Nekateri podrejeni si lahko pomanjkanje preverjanja namreč razlagajo takole: »Če naloga ni dovolj pomembna, da bi šef preveril, ali sem jo opravil, ali ne, potem mi je morda sploh ni treba opraviti. Če bi bilo pomembno, bi že preveril.«  

 

5.  Ocena
Po opravljeni nalogi ocenite, kaj je bilo opravljeno dobro in kaj bi se dalo še izboljšati. Z oceno ne boste pomagali le podrejenemu, da bo ob naslednji priložnosti opravil nalogo uspešneje, temveč tudi sebi. Tako boste namreč odkrivali tudi lastne napake pri delegiranju.

Uspešno delegiranje vam želim.

Vir:Podjetnik