Nalog za službeno potovanje mora biti izdan pisno, podpiše ga direktor ali pooblaščena oseba. Le izjemoma se nalog da tudi ustno, vendar mora biti pisni nalog izstavljen najpozneje v dveh dneh, ko je upravičenec odšel na pot.

Obračun stroškov, nastalih na službenem potovanju v tujino, se predloži pristojnemu delavcu najkasneje v 7 dneh po končanem potovanju.

Pri opredelitvi stroškov v zvezi s službenim potovanjem je potrebno upoštevati tudi slovenski računovodski standard (v nadaljevanju:  SRS) 14, ki opredeljuje zadevne stroške kot stroške storitev pod pogojem, da so le ti v neposredni zvezi s poslovanjem pravne osebe, ter SRS 21, ki opredeljuje knjigovodske listine. Po SRS 21 se potni nalogi, nalogi za izplačilo gotovine in podobno, štejejo kot nalogi za izvajanje, ki imajo pomožno naravo in usmerjajo h kontroli pravne veljavnosti izpričevalne listine, tj. knjigovodske listine.

Iz navedenega izhaja, da mora biti potni nalog in drugi nalogi za izvajanje sestavljeni skladno s SRS 21.

Stroške, povezane s službenim potovanjem v tujino, ureja tudi Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino (Uradni list RS 38/94, 63/94, 24/96). Skladno z navedeno uredbo povračila stroškov za službena potovanja v tujino obsegajo:

• dnevnico kot povračilo za stroške prehrane,
• povračilo stroškov za prenočišče,
• povračilo stroškov prevoza,
• povračilo drugih stroškov.

Uredba tudi določa višino stroškov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo in se priznavajo kot strošek.

Akontacija potnih stroškov se lahko izplača v višini predvidenih stroškov, ki morajo biti v nalogu za službeno potovanje natančno razčlenjeni.

Tudi če si ne izplačujete potnih stroškov, morate potne naloge pisati. Tako se lažje upraviči, da so se službena vozila uporabljala v poslovne namene, in s tem se ne ogrozi pravilnosti izkaza uspeha; če namreč davčni inšpektor podvomi o uporabi službenega vozila zgolj v poslovne namene, se družbi oz. zaposlenim v najslabšem primeru zgodijo kar štiri stvari:

• za osebno vozilo se vam ne prizna obračunana amortizacija ter revalorizacija,
• pravica do uporabe službenega vozila v zasebne namene se šteje kot boniteta, kar pomeni, da se to šteje kot dodatek k plači,
• družbi se naloži plačilo neplačanih akontacij davka od osebnih prejemkov z zamudnimi obrestmi od izdaje odločbe, morebitna globa in kazen zaradi prekrška po Zdavp,
• uporabnikom službenih vozil v zasebne namene se uvede obnovitev postopka za odmero dohodnine in temu lahko sledi tudi eventualno doplačilo s strani dohodninskega zavezanca.

Vir:e-seminar Carpe Diem