Maribor, 26.09.2018

Poleg tega, da so posamezne kadrovske evidence v podjetju obvezne, je njihovo vodenje tudi zelo smiselno. Obvezno je zaradi zakonskih določil ter vzpostavitve varnosti kadrovanja in poslovanja. Smiselno pa zato, ker poenostavi operativne kadrovske postopke.

Na področju dela in socialne varnosti morajo delodajalci v skladu z 12. členom Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) voditi naslednje kadrovske evidence:

  • Evidenca o zaposlenih delavcih – ta je zelo obširna in med drugim zajema podatke o delavcu kot so ime, priimek, EMŠO, davčna številka, prebivališče, izobrazba, podatki o pogodbi o zaposlitvi. Če gre za tujca, mora vsebovati tudi vse podatke o delovnem dovoljenju.

  • Evidenca o stroških dela – vsebuje vse podatke o plačah, nadomestilih, regresu, povračilih stroškov, prispevkih za socialno varnost delavca. Dopolnjevati jo je potrebno mesečno.

  • Evidenca o izrabi delovnega časa – vsebuje podatke o opravljenem številu delovnih ur, nadurno delo, neopravljene ure. Namen vodenja je pridobitev podatkov za obračun plač, prav tako pa jo je potrebno voditi in dopolnjevati mesečno.

  • Evidenca o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

Kadrovska evidenca o zaposlenih delavcih se začne za vsakega delavca voditi z dnem, ko je sklenjena njegova pogodba o zaposlitvi in preneha pa z dnem, ko delavcu preneha pogodba o zaposlitvi. Dokumenti se vodijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. V kolikor delodajalec preneha z dejavnostjo, arhiv prevzame Arhiv Republike Slovenije.

Hkrati morajo delodajalci na podlagi Zakona o varnosti in zdravju pri delu voditi tudi evidence s področja varnosti in zdravja pri delu.

Delavec ima kadarkoli pravico do vpogleda v katalog zbirke osebnih podatkov in lahko zahteva prepis, popravek ali dopolnitev. Zaradi zaščite delavca je nujno vzpostaviti sistem varstva teh podatkov, predvsem na podlagi Splošne uredbe EU o varstvu osebnih podatkov – (General Data Protection Regulation – GDPR).

Priporočljivo je, da ima vsak sodelavec tako imenovano PERSONALNO MAPO, v katero lahko vlagamo vso dokumentacijo, povezano z delavcem.

Vir: Data d.o.o.

Email: simona.klancnik@interfin.si

Telefon: (02) 234 23 21