Maribor, 25.09.2018

Ne glede na velikost podjetja se danes vsi, ki imajo stik s kadrovanjem, dnevno srečujejo s številnimi izzivi, ki jih kadrovnikom na eni strani nalaga zakonodaja, na drugi strani pa prisotna želja delodajalca, da bi bilo kadrovanje varno, učinkovito ter čim bolj poenostavljeno.

Prvi pogoj, da lahko izboljšamo kadrovske procese in bolj učinkovito vodimo kadrovsko administracijo, so vzorno urejene personalne mape ter v naprej organiziran in vzpostavljen sistem s pripravljenimi vprašalniki, vzorci in predlogi, ki se ob vsakem postopku zaposlovanja ali nastanku spremembe kandidatu ali delavcu predložijo v izpolnitev ali podpis.

Ker je postopek zaposlovanja novega kandidata ter vzpostavitev personalne mape delavca zahteven proces, ki od kadrovnika terja dosti natančnosti in angažiranosti vam predstavljamo preizkušen sistem, ki po posameznih fazah zaposlovanja ter vzpostavljanja personalne mape delavca, v največji meri vodi in usmerja kadrovnika. V ta namen vam v nadaljevanju predstavljamo obvezne ter priporočljive sestavine personalne mape, ki bodo kadrovnikom in drugim osebam, ki v podjetju opravljajo kadrovsko funkcijo, olajšale delo.

Vsebina vzorne personalne mape: V personalni mapi delavca so shranjeni vsi podatki, ki so pomembni za izpolnjevanje pravic in obveznosti, ki izhajajo iz delovnega razmerja.

Delodajalec naj dokumente razvrsti v več vložnih »podmap«:

A. Dokumenti pred zaposlitvijo,

B. Dokumenti povezani s pogodbo o zaposlitvi ter obvezne izjave,

C. Razvoj sodelavca,

D. Ostali dokumenti povezani z delovnim razmerjem,

E. Evidenca o delovnem dovoljenju – tujci.

V personalni mapi se ne smejo hraniti fotokopije uradnih in osebnih dokumentov (npr. osebna izkaznica, potni list, davčna številka, kopija bančne kartice itd.), razen v primerih, ko je to potrebno za ohranitev delovnega razmerja (npr. v primeru pridobitve vize ali napotitve delavca na opravljanje dela v tujino). V teh primerih mora biti kopija posebej označena na način kot to predvideva zakon.

Pri vodenju kadrovskih evidenc mora delodajalec spoštovati določila Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) in Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV). Zakona podrobno določata način vodenja in seznam evidenc, ki jih mora o delavcih voditi delodajalec, in katere podatke morajo te evidence vsebovati.

Vir: Kadrovska Asistenca

Email: simona.klancnik@interfin.si

Telefon: (02) 234 23 21